Krajowy System e-Faktur – zbliża się cyfrowa rewolucja dla firm
1 stycznia 2022 wejdą w życie istotne zmiany w zakresie e-usług administracji. Zmiany mają na celu ułatwić i przyspieszyć rozliczenia między firmami oraz identyfikację oszustw podatkowych przez nasz rząd.
Plan zakłada uruchomienie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który posłuży podatnikom do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Definicją faktury ustrukturyzowanej jest faktura o ujednoliconym wzorze wystawiona w systemie KSeF.
Rząd planował wdrożyć Krajowy System e-Faktur (KSeF) 1 października 2021 roku, termin został jednak kilkukrotnie przesunięty. Według obecnego planu KSeF będzie obowiązywał od 1 lipca 2024 roku.
Używanie systemu z początku będzie dobrowolne. Jakkolwiek Ministerstwo stara się uzyskać zgodę Unii Europejskiej na odstępstwo od dyrektywy VAT, która pozwoli na wprowadzenie obowiązku korzystania z systemu KSeF w 2024 roku.
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur będzie miało wpływ na szybkość w wykrywaniu nieprawidłowości i oszustw w rozliczaniu podatków VAT przez Urząd Skarbowy.
Jak będzie wyglądąć struktura eFaktury?
Propozycja struktury eFaktury może zostać pobrana ze strony Ministerstwa Finansów, tutaj.
Jakie korzyści z korzystania z KSeF oferuje podatnikom rząd?
Szukając zachęt do korzystania z systemu, zaproponowano pierwszym podatnikom, którzy zdecydują się korzystać z systemu KSeF po jego wdrożeniu, skrócenie terminu zwrotu podatku VAT z 60 do 40 dni.
Użytkownik systemu KSeF będzie miał pewność, że faktura, którą wysłał, została dostarczona, dzięki konieczności potwierdzania otrzymania dokumentu w aplikacji, lub systemie do poboru faktur korzystającego z API.
System wyeliminuje również potrzeby wystawiania duplikatów faktur, ponieważ dokumenty wystawione w Krajowym Systemie e-Faktur nie będą mogły zaginąć, lub ulegnąć zniszczeniu. W związku z tym system zwolni firmy z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji, ponieważ wszystkie dokumenty będą przechowywane w systemie Ministerstwa Finansów przez 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione.
Co jeszcze zmieni KSeF?
Zmiany obejmują dotychczas obowiązujące ustawy z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 106 ze zm.; dalej: VATU), ustawę z 16 listopada 2016 roku o Krajowej Administracji Skarbowej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 505 ze zm.) oraz ustawę o ordynacji podatkowej z 29 sierpnia 1997 roku (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.; dalej: OrdPU).
Ponadto, wystawienie faktury ustrukturyzowanej w Krajowym Systemie e-Faktur, będzię wymagało zgody odbiorcy. Do wystawienia faktury może zostać upoważniona konkretna osoba lub podmiot, np. firma księgowa. Faktury ustrukturyzowane będą mogły być również wystawiane za pomocą zintegrowanych przez API systemów.
Co Krajowy System e-Faktur oznacza dla przedsiębiorców?
Nadchodzące zmiany oznaczają nie lada wyzwanie dla przedsiębiorców. Małe firmy, które nie korzystają z wewnętrznych systemów, będą mogły skorzystać z rozwiązania webowego dostarczonego przez rząd. Przedsiębiorstwa korzystające z systemów finansowo-księgowych oraz systemów służących do wystawiania i procesowania faktur, będą musiały dostosować je do nowych regulacji.
Przy obsłudze dużej ilości faktur, zalecamy korzystanie z systemu wewnętrznego, dopasowanego również do innych procesów firmy. Dzięki temu, nadchodzące zmiany w regulacjach nie utrudnią, a nawet ułatwią procesowanie faktur.
Jednym z systemów, z którym obieg ustrukturyzowanych faktur kosztowych może zostać zintegrowany, jest system workflow JobRouter.
System JobRouter + Krajowy System e-Faktur
W systemie JobRouter możliwe jest zebranie w jednym archiwum zarówno faktur otrzymywanych w formie PDF, EDI, wersji papierowej oraz faktur elektronicznych ustrukturyzowanych, w tym pochodzących z Krajowego Systemu e-Faktur. System JobRouter umożliwia ich automatyczne pobieranie z serwerów Ministerstwa Finansów oraz podgląd faktury w formie przyjaznej dla akceptującego.
Masz pytania dotyczące KSeF?
Jeśli masz pytania lub wątpliwości dotyczące faktur elektronicznych ustrukturyzowanych lub Krajowego Systemu e-Faktur – zachęcamy do komentowania.
Jeśli natomiast chcesz dowiedzieć się więcej o systemie JobRouter, zapraszamy do bezpośredniego kontaktu.
